Le code du travail impose la prise de cinq semaines de congés payés et liste les dispositions qui doivent être respectées. Ce droit est le même, quels que soient la taille de l’entreprise et son secteur d’activité. Le salarié à temps partiel a les mêmes droits que le salarié à temps complet. Tout mois de travail ouvre droit à 2,5 jours de congé (en jours ouvrables). Toutefois, certaines conventions collectives sont plus généreuses.

Quelques points essentiels à connaître pour l’organisation des congés payés dans la vie de l’entreprise : le nombre de ces jours, le mode d’acquisition, leur prise effective et l’incidence s’ils ne le sont pas.

De bonne foi, les employeurs ont trop souvent tendance à laisser l’initiative de la prise des congés à leurs salariés, et ainsi se retrouver dans des situations délicates au regard du droit du travail, voire conflictuelle dans l’entreprise. « Le premier conseil, explique Angélique Morin, Responsable Juridique Social à Comptafrance, est d’anticiper en prenant l’initiative de la discussion avec les employés ».

Il est souhaitable que l’employeur demande aux salariés, dès le début de l’année, d’exprimer leurs souhaits. « Souhaitable », car ce n’est pas obligatoire. Le dirigeant peut, contrairement à une idée reçue, imposer les dates de congés payés. Il est d’ailleurs possible que l’entreprise ferme en période estivale, ou qu’un service n’ait aucune activité.

Néanmoins, sur des critères objectifs, il étudie les souhaits en fonction des charges de familles, privilégiant généralement les enfants et les vacances du conjoint, et organise le roulement dans le service en fonction de l’activité de l’entreprise. Il devra quoi qu’il en soit avertir des modalités et des dates de la période de prise des congés, deux mois avant son ouverture. Exemple : information au plus tard le 1^er mars si la période de prise des congés débute au 1^er mai.

Une fois les dates établies, les salariés doivent être prévenus un mois avant la date de leur départ effectif. Celle-ci ne peut alors plus être modifiée, sauf situation d’urgence ou exceptionnelle. Il faut entendre par là, cas de force majeure dans l’organisation de l’entreprise, (commande exceptionnelle ou baisse de l’activité), qui supposeraient un aménagement spécial.

Le salarié doit lui aussi, sauf raison impérieuse, respecter les dates de départ fixées. Toutefois, si tout le monde est d’accord, des modifications peuvent être portées de gré à gré au planning établi.

Soyez vigilants !

Douze jours ouvrables au minimum doivent être pris dans la période légale qui va du 1^er mai au 31 octobre. Si le salarié est contraint de prendre une partie de son congé principal (c’est-à-dire entre le 12^ème et le 24^ème jour, hors 5^ème semaine), en dehors de cette période, des jours de fractionnement supplémentaires sont alors octroyés. La seule évocation de ces détails techniques montre que l’organisation est précise. Les chefs d’entreprises sont d’ailleurs souvent surpris de se voir réclamer des jours supplémentaires, alors qu’ils avaient laissé les salariés choisir seuls leurs dates. L’initiative est louable mais peut s’avérer dangereuse. Angélique Morin prévient : « En n’étant pas suffisamment directif, le risque pour l’employeur est de voir se cumuler des jours non pris et réclamés plus tard ».

Ne pas imposer la prise des congés, c’est en effet aller jusqu’au risque de surmenage et aux ennuis de santé qui l’accompagnent. Dans l’absolu, en cas d’accident du travail, la responsabilité, voire la faute inexcusable du chef d’entreprise pourrait être recherchée pour ne pas avoir préservé la santé de ses salariés.

« Il faut donc absolument que quatre semaines soient prises dans les délais, insiste Angélique Morin. On peut tolérer le report d’une semaine, mais pas d’avantage ». Il est même souhaitable que le dirigeant soit strict, et interdise le report d’une année sur l’autre, jusqu’à imposer la prise des cinq semaines dans les délais impartis.

Une exception cependant, en cas d’arrêt maladie prolongé, les jours non pris sont de facto reportés et cumulés. Toutefois, au-delà d’un mois d’arrêt maladie, on n’accumule plus, en principe, de jours de congés payés, sauf dispositions conventionnelles contraires.

Quant au congé maternité (de 16 à 46 semaines), l’acquisition des jours se poursuit durant cette période.

Un droit non monnayable

La question est souvent posée. Peut-on se faire payer les jours non pris ? La réponse est invariablement Non. « Les congés sont un droit à repos, rappelle Angélique Morin. Ils ne peuvent pas être payés dans le cadre d’un contrat en cours ». Le solde de congés non pris ne sera payé que s’il est mis fin au contrat, ainsi que pour les salariés intérimaires ou en CDD. Il est donc interdit de thésauriser avec ses jours de congés.

Les compteurs peuvent donc être remis à zéro, y compris s’ils sont trop élevés. Il faut donc imposer la prise de congé.

Toutefois, si l’employeur empêche son salarié de prendre ses jours dans une période déterminée – pour des raisons d’organisation par exemple – et ne fait pas de proposition concrètes pour compenser les périodes, il y aura forcément un report, mais une fois encore, avec les risques déjà évoqués.

Il en va de même des RTT, qui sans exception, doivent être soldés avant la fin de l’année. Leur nombre dépend cette fois des accords-cadres.

En conclusion

Toutes ces dispositions sont stables dans le temps. Pas de modifications notables, sinon que les jours de congé peuvent désormais être pris, dès l’entrée en fonction dans l’entreprise. Plus la peine d’attendre le 1^er juin de l’année suivante.

« Rien n’est vraiment compliqué, conclut Angélique Morin, y compris le mode de calcul du salaire. Le vrai point de vigilance est de savoir anticiper, tant pour l’organisation de l’entreprise que pour les compteurs qu’il faut savoir ne pas laisser gonfler ».