Gestion des congés payés : les obligations de l’employeur

Il revient à l’employeur de s’assurer que ses salariés prennent leurs congés payés chaque année. A défaut, sa responsabilité peut être engagée. Tour d’horizon des principales obligations qui lui incombent.

Organiser la période de congés payés et les départs

C’est l’employeur qui fixe la période de prise des congés payés, en se référent selon le cas à la convention collective, à l’accord d’entreprise, ou après avis des représentants du personnel (s’il y en a). Cette période de prise des congés comprend obligatoirement la période du 1er mai au 31 octobre. Les salariés doivent en être informés 2 mois avant le début de la période.

Les salariés doivent prendre de 12 à 24 jours (ouvrables) sur la période de congés : soit par acceptation de l’employeur sur une proposition du salarié, soit imposé par l’employeur (en cas de fermeture de l’entreprise par exemple).

Si le salarié ne bénéficie pas de 24 jours (ouvrables) sur la période légale du 1er mai au 31 octobre, son congé est dit « fractionné ». Cette situation nécessite l’accord de l’employeur et déclenche l’attribution de jours de congés supplémentaires selon le nombres de jours de congés pris en dehors de la période.

A noter : l’employeur et le salarié peuvent s’entendre pour que le salarié renonce à ces jours de fractionnement. Il faut un écrit du salarié.

L’employeur doit communiquer les dates et l’ordre des départs en congés à chaque salarié, par tout moyen, au moins 1 mois à l’avance. Et il ne pourra pas modifier les dates de congés d’un salarié moins d’un mois avant le départ, sauf en cas de circonstances exceptionnelles ou si un accord collectif le prévoit.

Solder les congés chaque année

C’est à l’employeur de s’assurer que ses salariés ont bien pris tous leurs congés : ce doit être le cas au 31 mai de chaque année sur les congés de l’année précédente (sauf disposition différente de l’accord collectif).

Rappel : les congés sont reportés si le salariés est empêché (maladie, maternité, accident du travail) avant son départ en congés, mais pas pendant.

Dans le cas général, les congés non pris ne sont pas reportés, et le compteur de congés payés est soldé. Mais l’accord collectif peut prévoir un report, et il est toujours possible de convenir d’un accord entre l’employeur et le salarié.

Conseil : dans ce cas, préciser par écrit la date butoir pour la prise des congés reportés.

En dehors de la rupture de contrat, il est interdit de remplacer la prise de congés par une indemnité.

Risques et sanctions

Nous constatons trop souvent que la gestion des congés payés est laissé au libre choix des salariés… cette situation représente un risque pour l’employeur, à plusieurs titre :

• la prise de congés de façon désordonnée, susceptible de désorganiser l’entreprise
• l’accumulation de jours de congés ni pris ni soldés, à payer à la rupture du contrat
• la mise en responsabilité de l’employeur au titre du manquement à son obligation de veiller à la santé et la sécurité de ses salariés
• l’application des sanctions consécutives au non respect des obligations de l’employeur (indemnisation du salarié, rupture de contrat aux tort de l’employeur, faute inexcusable…)

Nos conseils

Ne délaissez pas la gestion des congés payés dans votre entreprise !

• Préparez la période des congés en amont et informez vos salariés par une note,
• Mettez en place une procédure pour les demandes de congés, vous permettant de vérifier les dates, les éventuels fractionnement, les compteurs…
• Ne laissez pas les congés s’accumuler, soldez les congés chaque année.

Nous pouvons vous accompagner dans cette organisation et vous proposer des modèles, n’hésitez pas à contacter votre gestionnaire de paie.