La loi impose aux entreprises de pouvoir prouver chacune de leurs opérations financières. C’est pourquoi la conservation des pièces comptables justificatives est essentielle. Quels justificatifs garder ? Combien de temps les conserver ? Voici tout ce qu’il faut savoir sur le sujet.

Pièces comptables justificatives : définition

Les pièces comptables justificatives sont essentielles pour que votre expert-comptable puisse effectuer sa mission de suivi de votre comptabilité ainsi que la réalisation de vos comptes annuels. De plus, celles-ci sont obligatoires en cas de contrôle. En effet, la loi oblige les entreprises à conserver tous les documents permettant de justifier chaque opération financière. 

Pièces justificatives comptables : quels documents conserver ?

Puisque vous devez être en capacité de prouver toutes vos opérations financières, il est nécessaire de garder tous les documents qui pourraient le permettre. C’est le cas notamment des :

• Factures d’achat et de vente ;
• Notes de frais ;
• Tickets de caisse ;
• Bons de livraison ;
• Bons de commande ;
• Relevés de banque ;
• Bulletins de salaire ;
• Déclarations fiscales ;
• Etc.

Quelles sont les mentions obligatoires d’une pièce justificative comptable ?

Même si la nature de pièces comptables se montre bien différente, certaines mentions restent malgré tout obligatoires pour toutes :

• La date de l’opération ;
• L’identification des parties ;
• Les caractéristiques de l’opération ;
• Le montant de l’opération ;
• La codification pour le traitement.

Combien de temps conserver les documents comptables ?

La conservation des documents justificatifs comptables est obligatoire pendant au moins 10 ans. Ce délai court à partir de la date de clôture de l’exercice fiscal concerné.

La bonne conversation des pièces est alors essentielle. Vous devez donc veiller à leur bon entreposage, de manière sécurisée et à l’abri de l’humidité pour maintenir leur lisibilité. Vous pouvez également les garder sous format électronique.

En revanche, peu importe le moyen que vous aurez choisi pour les conserver, pensez à bien les organiser afin de pouvoir les retrouver facilement en cas de contrôle.

Bon à savoir : La réforme de la facturation électronique ne prévoit pas de changement concernant la durée de conservation de vos documents.

MCF : l’outil pour faciliter l’échange de pièces avec votre comptable

Chez Comptafrance, nous avons décidé de vous accompagner dès maintenant vers la dématérialisation de vos pièces comptables. C’est pourquoi nous mettons à disposition de nos clients le portail web Mon Comptafrance ou MCF.

Le principal avantage ? Il permet de faciliter l’échange de vos factures, tickets et autres documents avec votre comptable, en seulement quelques clics ou directement via l’application dédiée !