Toutes les entreprises sont tenues de conserver divers documents, justificatifs, registres et factures pendant une certaine période. Cette obligation concerne les documents comptables, commerciaux, fiscaux et sociaux, avec des délais de conservation qui varient selon la nature des documents. Découvrez dans cet article quels sont les délais de conservation de vos documents d’entreprise.

 

L’importance de la conservation de certains documents pour une entreprise

L’entreprise doit se conformer aux réglementations en vigueur pour éviter toute infraction à la loi.  

En outre, la conservation de certains documents lui permet de :  

• Préserver ses droits : les écrits constituent le moyen le plus sûr pour prouver l’existence et l’étendue de ses droits ; 

• Démontrer le respect de ses obligations : notamment vis-à-vis de l’administration fiscale, des caisses sociales et des co-contractants ;  

• Prouver la date de règlement d’une dette : un justificatif de paiement donne une “date certaine” au règlement ;

• Fournir un commencement de preuve par écrit en cas de différent : tout document écrit peut constituer un début de preuve s’il rend vraisemblablement le fait que l’on veut prouver. Par exemple, un relevé de banque montrant le versement d’une somme peut constituer un commencement de preuve d’une dette qui n’a pas fait l’objet d’un engagement écrit.  

 

A noter : en l’absence de documents clairs, il peut être utile de conserver les télécopies, e-mails, etc. , pour les dossiers potentiellement litigieux, car ces documents peuvent constituer des commencements de preuve par écrit.  

 

 

Entreprise : combien de temps conserver vos documents ?  

La durée de conservation varie en fonction de la nature du document

Les durées mentionnées ci-dessous représentent des durées minimales ; l’entreprise peut choisir de les conserver plus longtemps si elle le souhaite.  

 

Le document civil et commercial : 

 

La pièce comptable :  

 Bon à savoir : en tant qu’entreprise, sachez que la conservation des pièces comptables justificatives est imposée par la loi. 

 

Le document fiscal : 

Les livres, registres, documents ou pièces pouvant faire l’objet de droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant une période de 6 ans.  

Ce délai commence à partir de l’un des moments suivants : 

• La dernière opération inscrite dans les livres et registres ;

• La date à laquelle les documents ou pièces ont été établies.  

 

Exemple : les documents relatifs aux revenus de 2018, déclarés en 2019, doivent être conservés jusqu’à la fin de l’année 2024.  

 

Le document social : 

 

La gestion du personnel : 

 

L’employeur doit assurer l’accessibilité des bulletins de paie numériques de ses salariés pendant une durée minimale de 50 ans ou jusqu’à ce que l’employé atteigne l’âge de la retraite, puis pendant les 6 années qui suivent.