La loi impose aux utilisateurs de système de caisse d’être en capacité d’attester que leurs outils répondent aux normes exigées. Quelques subtilités méritent précision… Explications de Geoffrey Guignard, associé Comptafrance, conseil auprès des commerces de proximité.

Qu’est-ce qu’un logiciel ou système de caisse ?

Plus qu’un logiciel à proprement parler, un système informatique est caractérisé par l’utilisation d’une fonctionnalité de caisse : la fonctionnalité de caisse consiste à mémoriser et enregistrer extra-comptablement des paiements reçus en contrepartie de vente de marchandises ou prestations.

Chacun des termes de cette définition est important pour vérifier si on est en présence ou non d’un système de caisse.

Par exemple :

• Si un système envoie instantanément, automatiquement et de façon irréversible l’écriture du règlement en comptabilité, alors il ne s’agit plus d’enregistrement extra-comptable.
• Certains instruments de mesure règlementés sont aussi concernés (balances qui mémorisent des règlements, automates de ventes & distribution qui acceptent les règlements en espèces…).

Qui est concerné ?

Sont visés par cette obligation les assujettis à la TVA qui utilisent un système de caisse pour enregistrer les règlements de leurs clients particuliers.

Par conséquent, ne sont pas concernés :

• Les entreprises en franchise de TVA
• Les professionnels assujettis mais qui ne réalisent que des opérations exonérées
• Les professionnels qui travaillent exclusivement avec d’autres professionnels

Attention : une seule transaction assujettie à TVA avec un particulier suffit  à vous faire entrer dans le périmètre de l’obligation !

Par exception, les entreprises concernées mais qui reçoivent des règlements exclusivement par carte bancaire ou virement via un établissement de crédit français ou bancaire de l’union européenne sont exonérées de cette obligation (concerne plutôt le e-commerce).

Enfin rappelons qu’à l’inverse, l’utilisation d’un système de caisse automatisé n’est pas obligatoire. Il est toujours possible de tenir un journal de caisse papier. Dans ce cas de figure, vous devez respecter les règles traditionnelles qui imposent l’usage du stylo à bille, sans rature (pas de crayon à papier effaçable). Par ailleurs, l’administration a précisé qu’un logiciel bureautique qui ne sert que d’outil de préparation et d’édition de facture, sans enregistrement, n’est pas considéré comme un système informatisé.

L’éventail du public concerné est donc large : personnes physiques ou morales, toutes activités y compris associatives, quels que soient les modes de règlements, les modes de distribution…

Quelle est l’obligation ?

L’entreprise doit utiliser un système répondant à 4 critères :

• Inaltérabilité des données de règlements avec le détail daté des opérations
• Sécurisation des données (d’origine et les modifications éventuelles) de manière à empêcher toute tentative d’altération, y compris sur les pièces justificatives (tickets, notes, factures)
• Conservation des données pendant 6 ans et accessibles aux vérificateurs
• Archivage: le système doit permettre la génération de fichiers d’archivages

Les données tracées pour chaque enregistrement sont notamment : le N° de justificatif, la date (année mois jour heure minute), le N° de caisse, le Total TTC, le détail des articles ou prestations (libellé, qtt, prix unitaire, total HT par ligne, taux de TVA associé), les modalités de règlement.

Le système doit effectuer des clôtures périodiques (journalière, mensuelle, annuelle) et calculer les données cumulatives et récapitulatives (cumul du grand total de la période et total perpétuel) à chaque clôture.

L’objectif est clair : interdire toute falsification des entrées et sorties d’argent enregistrées.

L’entreprise doit obtenir un certificat ou une attestation de la part de son éditeur pour prouver en cas de contrôle qu’il utilise un système répondant à ces obligations. Ce document doit respecter certaines règles de forme pour être valide (modèle BOFIP-LETTRE-00024).

Précision : en cas de changement de version impactant les fonctionnalités essentielles, il doit être renouvelé.

Contrôles et sanctions

L’administration procède à des contrôles inopinés, donc sans avertissement préalable, et vérifie la détention de l’attestation ou du certificat, pour chacun des systèmes de caisse utilisés. Ce contrôle peut aussi être fait à l’occasion d’une vérification de comptabilité.

Les contrôleurs vérifient la conformité de l’attestation / du certificat et sa correspondance avec les systèmes utilisés (version).

En l’absence de présentation de certificat, l’assujetti a 30 jours pour le fournir, à défaut, une amende de 7500€ par certificat manquant est appliquée. L’assujetti dispose alors de 60 jours à compter du récépissé de son procès-verbal pour se mettre en conformité, faute de quoi, il est à nouveau contrôlable et amendable.

Précision : dans le cas où un éditeur refuserait de produire une attestation/ un certificat valide, il est impératif de changer d’éditeur et de matériel.

Cela dit, dans la majorité des cas, il n’est pas nécessaire d’investir dans un système de caisse complet : les fournisseurs avaient anticipé la loi et prévu des mises à jour. Quant aux clients Comptafrance, nous leur demandons déjà l’attestation de norme de leurs caisses & logiciels.

On imagine bien que ce n’est pas cette entrave qui empêchera le fraudeur invétéré de dissimuler une part de son chiffre d’affaires. Néanmoins, il freine les velléités de certains et rend la triche plus complexe. Rappelons pour finir que le fisc fonctionne sur le principe de la confiance !