Certains remboursements aux salariés sont considérés comme des frais d’entreprise, non soumis à cotisation. Mais il y a des critères à respecter !

Définition des frais d’entreprise

L’employeur peut être conduit à rembourser des dépenses engagées par le salarié (ou à mettre à sa disposition des biens ou services) sans qu’il s’agisse pour autant d’un élément de rémunération, d’un avantage en nature ou d’une indemnisation de frais professionnels.

C’est le cas lorsque les sommes ainsi attribuées correspondent à la prise en charge de frais relevant de l’activité de l’entreprise et non de frais liés à l’exercice normal de la profession du salarié. Ces frais correspondent alors à des charges d’exploitation de l’entreprise. A ce titre, ils sont pris en charge par l’employeur et sont exclus de la base de calcul des cotisations.

Exemple de frais d’entreprise :

• frais de déplacement et de séjour engagés par le salarié à l’occasion d’une formation prévue dans le plan de formation de l’entreprise,
• dépenses de matériel ou de fournitures engagées par le salarié alors que l’exercice de sa profession ne le prévoit pas,

Conditions à remplir

Ces dépenses doivent remplir simultanément trois critères :

• revêtir un caractère exceptionnel (donc non régulier),
• être engagées dans l’intérêt de l’entreprise (obligations légales; politique commerciale; direction, organisation ou gestion de l’entreprise)
• exposées en dehors de l’exercice normal de l’activité du salarié.

Cas des vêtements de travail…

Certains tenues de travail sont assimilées à des frais d’entreprise :

• les vêtements de protection individuelle nécessités par des travaux à caractère particulièrement salissant ou insalubre
• les vêtements (type uniforme) fixés par l’entreprise pour une profession pour des raison de salubrité, de sécurité ou pour la démarche commerciale de l’entreprise

Leur port doit être obligatoire et les vêtements doivent rester la propriété de l’entreprise.

…et de leur entretien

C’est alors l’employeur qui assure l’entretien des tenues :

• par la prise en charge directe via un prestataire
• par un remboursement sur justificatifs
• par le versement d’allocations forfaitaires

Ces dépenses d’entretien constituent alors elles aussi des frais d’entreprise.

Attention : les primes de salissure ne peuvent pas être considérées comme des frais d’entreprise si :

• elle sont calculées sans rapport avec les dépenses réellement engagées
• elles sont versées pendant les congés payés
• elles sont adressées à la quasi-totalité du personnel sans que soient justifiés ni de frais anormaux de salissure ni de l’utilisation effective de la prime conformément à son objet

Source : urssaf.fr