Stages : quelles sont les obligations de l’employeur ?

 

Que vous soyez du secteur privé, public ou associatif, vous pouvez faire appel de manière temporaire à un stagiaire. Néanmoins, il existe une règlementation bien spécifique à prendre en compte.
Vous souhaitez accueillir un étudiant en stage ? Voici les obligations à respecter en tant qu’employeur.

 

Quelles sont les conditions pour accueillir un stagiaire ?

Pour accueillir une personne en stage, il faut que cette dernière suive obligatoirement un cursus de formation comprenant au minimum 200 heures d’enseignement par année. Autrement dit, une entreprise ne peut pas accueillir un stagiaire si celui-ci ne suit pas de cursus scolaire ou universitaire.

Chaque stage doit être supervisé d’un double encadrement, à la fois par un enseignant référent désigné au sein de l’institution éducative, ainsi que par un tuteur nommé par l’entreprise, ayant pour responsabilité l’accueil et l’accompagnement du stagiaire.

Bon à savoir : un stagiaire n’est pas considéré comme un salarié. En tant qu’entreprise d’accueil, vous n’avez donc pas à réaliser une déclaration préalable à l’embauche (DPAE).

 

Quelles missions peut-on confier à un stagiaire ?

Un stage vise à permettre au stagiaire d’acquérir et d’appliquer les compétences professionnelles liées à sa formation. Les missions qui lui sont confiées doivent par conséquent être en adéquation avec cette dernière.

En revanche, les missions confiées au cours d’un stage ne peuvent en aucun cas répondre aux conditions suivantes :

• Remplacer un salarié absent, dont le contrat de travail est suspendu ou licencié ;
• Exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent ;
• Faire face à un accroissement temporaire d’activité ;
• Effectuer un emploi saisonnier.

Bon à savoir : il est interdit de confier à un stagiaire des tâches dangereuses, qui peuvent porter atteinte à sa santé et/ou sa sécurité.

 

Quelle est la durée d’un stage ?

Au maximum, un stage peut durer 6 mois par organisme d’accueil ainsi que par année d’enseignement.

Pour déterminer cette période, il est essentiel de prendre en considération la présence réelle du stagiaire de la manière suivante :

• 7 heures de présence valent 1 journée de présence, qu’elles soient consécutives ou non ;
• 22 jours de présence valent 1 mois.

Autrement dit, la durée maximale d’un stage de 6 mois ne peut excéder 924 heures de présence effective au sein de l’entreprise au cours de l’année scolaire.

 

Combien de stagiaires maximum pouvez-vous accueillir ?

Le nombre de stagiaires qu’un employeur peut accueillir au maximum dépend de la taille de son entreprise :

• Si une entreprise est composée de moins de 20 salariés, elle peut faire appel à 3 stagiaires maximum en même temps ;
• Si une entreprise est composée de 20 salariés et plus, le nombre de stagiaire maximum qu’elle peut accueillir correspond à 15% de son effectif.
  Par exemple, une entreprise de 35 salariés peut accueillir au maximum 6 stagiaires en même temps (35 x 15% = 5.25. L’effectif étant arrondi à l’entier supérieur, cela fait donc 6 stagiaires).

 

Les règles de la convention de stage

Lorsqu’un étudiant effectue un stage en entreprise, il est impératif de conclure au préalable une convention de stage impliquant l’employeur, l’étudiant et l’organisme de formation auquel le stagiaire est rattaché. Cette convention peut d’ailleurs faire l’objet d’avenants.

Elle doit obligatoirement renseigner les informations suivantes :

• L’intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et le volume horaire par année ou semestre d’enseignement
• Les missions confiées et compétences à acquérir durant le stage
• Les noms de l’enseignant référent et du tuteur dans l’entreprise
• Les dates de début et de fin du stage et la durée hebdomadaire de présence effective du stagiaire
• Les conditions d’autorisation d’absence
• Les conditions d’encadrement et de suivi du stagiaire
• Les taux horaires de la gratification et conditions de versement
• Les avantages éventuels accordés au stagiaire (restauration, remboursement des frais, hébergement, etc.)
• Le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire
• Les modalités de suspension et de résiliation de la convention, ainsi que de validation du stage en cas d’interruption
• Les clauses du règlement intérieur de l’organisme d’accueil applicables au stagiaire
• Ainsi que les conditions de délivrance de l’attestation de stage.

Bon à savoir : lorsque la durée du stage excède deux mois, la convention de stage doit inclure des dispositions concernant les congés et les autorisations d’absence. En revanche, pour les stages de moins de deux mois, la prise de congés n’est pas obligatoire. Enfin, la rémunération de ces congés est facultative.

 

La gratification de stage

Lorsqu’un stagiaire est accueilli par une entreprise pour une période de plus de deux mois, qu’elle soit continue ou non, l’entreprise est tenue de verser une gratification mensuelle. Au 1^er janvier 2023, le montant minimum de cette gratification équivaut à 15 % du plafond de la Sécurité sociale, soit 4,05 € par heure de présence effective. Ce montant peut varier d’un secteur à un autre. L’employeur doit donc se référer à sa convention collective.

Cependant, lorsque la durée du stage est inférieure à deux mois, le versement d’une gratification demeure facultatif et dépend d’une entente négociée entre le stagiaire et l’employeur.

 

Après le stage : comment cela se passe-t-il ?

A la fin du stage, vous devez fournir au stagiaire une attestation de fin de stage. Celle-ci doit préciser la durée réelle du stage, ainsi que, si nécessaire, le montant total de la gratification versée.

Bon à savoir : si vous souhaitez embaucher votre stagiaire dans les 3 mois suivant la fin de son stage, déduisez de la période d’essai la durée du stage. De même, prenez en compte le stage dans le calcul des droits liés à l’ancienneté.

 

Pour conclure, l’accueil de stagiaires en entreprise implique le respect de certaines obligations pour garantir un environnement d’apprentissage optimal. Les entreprises doivent s’y conformer sous peine d’être sanctionnées. En effet, en cas de non-respect de ces règles, les structures d’accueil encourent une amende administrative pouvant s’élever jusqu’à 2000 € par stagiaire concerné. Cela peut même aller jusqu’à 4000 € en cas de nouvelle infraction dans l’année qui suit la 1^ère sanction.

 

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